I.          Présentation de l’AASIMH

L’AASIMH, Association déclarée immatriculée sous le SIRET 83392897100013, implantée à Saint-Quentin (02100) et sur le département de l’Aisne, est spécialisée dans l’insertion et le maintien en emploi des personnes en situation de handicap.

L’association axonaise AASIMH porte plusieurs activités dont Cap Emploi 02.

Les Cap emploi sont délégataires d’une mission de service public de l’emploi sur l’ensemble de leurs missions (accompagnement vers et dans l’emploi). Cette délégation se fonde sur l’article L5311-1 du Code du travail et sur l’instruction du Gouvernement du 15 juillet 2014 relative à l’organisation et au rôle du SPE- Service public pour l’emploi dans les territoires.

Une convention pluriannuelle d’objectifs des Organismes de Placement Spécialisés (OPS) dénommée Cap emploi 2023-2027, coécrite par la DGEFP (service de l’Etat : Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle), l’Agefiph, le Fiphfp, France Travail et Cheops, définie le périmètre d’intervention du Cap emploi.

Ainsi, les activités principales de l’AASIMH sont les suivantes :

• l’insertion (accompagnement vers l’emploi)
• et le maintien (accompagnement dans l’emploi)

relatifs à l’emploi des personnes en situation de Handicap.

Le public cible des Cap emploi sont les personnes en situation de handicap bénéficiaires telles que décrites à l’article L. 5212-13 du Code du Travail.

Une offre de services intégrée entre France Travail (ex-Pôle emploi) et les Cap emploi est proposée à destination de l’ensemble des demandeurs d’emploi en situation de handicap et des employeurs.

Dans le cadre de cette offre de service, le traitement est réalisé en responsabilité conjointe avec France Travail conformément à l’article 26 du RGPD – Règlement Général (UE) sur la Protection des Données n°2016/679 du 27 avril 2016.

La partie financement est quant à elle réalisée en co-responsabilité avec l’AGEFIPH – Le FIPHFP et FT.

Les Cap Emploi sont par ailleurs adhérentes à CHEOPS – Conseil national Handicap & Emploi des Organismes de Placement Spécialisés-, organisme chargé de représenter les Cap emploi auprès des pouvoirs publics, des décideurs économiques et des partenaires sociaux. CHEOPS gère notamment les sites institutionnels des Cap Emploi.

Enfin, en vertu de l’annexe I section VI de la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027, les Cap Emploi sont habilités à mener des missions transverses en partenariat avec des acteurs de proximité.

Dans le cadre de ses activités, l’AASIMH est amenée à traiter les données de ses bénéficiaires, données potentiellement sensibles, les données de contact des employeurs avec lesquels elle met en relation les candidats à l’emploi ou l’alternance, ainsi que les données de ses salariés.

    II.          Objectif de la Politique

Par la présente politique, l’AASIMH, soucieuse de favoriser une relation de confiance avec ses parties prenantes, souhaite s’engager en matière de protection des données à caractère personnel et plus largement l’AASIMH souhaite poser les principes de sécurité régissant la protection de ses actifs, conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables.

L’objectif principal de ce document est donc de regrouper dans un format concis, transparent, compréhensible et aisément accessible des informations concernant les traitements de données personnelles mis en œuvre par AASIMH et les mesures de sécurité mises en place pour protéger l’ensemble des informations traitées par l’AASIMH.

Plus précisément, la présente politique vise à donner aux parties prenantes de l’AASIMH les informations concernant :

• la façon dont l’AASIMH collecte, utilise et protège les données personnelles qu’elle est amenée à traiter,
• les droits dont disposent les personnes concernées sur leurs données personnelles,
• les mesures de sécurité mises en place par l’AASIMH pour protéger l’ensemble de son patrimoine informationnel.

  III.          Champs d’application

La protection des données ou sécurité de l’information couvre les informations de toute nature, imprimées ou manuscrites, transmises par email ou sur un site web, etc.

La présente politique couvre l’ensemble des données et particulièrement les données à caractère personnel traitées par l’AASIMH conformément aux dispositions légales et règlementaires applicables.

L’ensemble des utilisateurs du système d’information est concerné par le périmètre de la présente politique.

Dans le cadre de la présente, le terme « utilisateur » désigne les salariés à temps plein et à temps partiel, les intérimaires, les stagiaires, le cas échéant les visiteurs ainsi que les prestataires, sous-traitants ou consultants qui interviennent sur le site de l’organisme ou ont accès d’une manière ou d’une autre aux données de l’AASIMH.

Une partie du système d’information utilisé par l’AASIMH est mis en œuvre par les partenaires de la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027, dans les conditions définies à l’article 8 de ladite convention. Par ailleurs, les salariés actifs sur les missions d’accompagnement vers l’emploi de Cap Emploi 02 porté par l’AASIMH sont susceptibles d’intervenir dans les Lieux Uniques d’Accueil (LUA) tels que définis dans l’Annexe II de la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027. Les LUA identifiés pour l’accompagnement vers l’emploi dans ladite Annexe sont les sept agences France Travail suivantes : Hirson-Vervins, Guise-Saint-Quentin, Laon – Chauny- Soissons – Château Thierry en ce qui concerne la réception du public.

Les permanences relatives à l’accompagnement dans l’emploi sont quant à elles assurées aux lieux suivants :

• siège social AASIMH / Saint-Quentin
• MFS / Hirson
• CCAS / Hirson
• GEIQ/ Laon
• SPST PRESOA / Château-Thierry
• SPST PRESOA / Saint-Quentin
• SPST PRESOA / Soissons

Conformément à l’article 8.6 de la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027, les salariés Cap Emploi 02 intervenant au sein des LUA bénéficient d’un accueil et d’une sensibilisation aux risques identifiés pour le site concerné. Un plan de prévention est établi et partagé entre France Travail et Cap Emploi 02. En cas d’événement survenu dans les locaux de France Travail, les salariés Cap Emploi 02 doivent prendre attache auprès d’un manager France Travail.

La présente politique est susceptible d’être mise à jour, elle est tenue à la disposition des parties prenantes de AASIMH sur son site web : https://www.aasimh.fr/politique-de-confidentialite/

 IV.          Exigences règlementaires et légales applicables

La mise en œuvre de traitement de données y compris via des systèmes d’information est soumise à des obligations relevant de nombreux textes d’ordre législatif et réglementaire. On peut notamment citer les suivants en matière de protection des données personnelles :

– RGPD Règlement Général sur la Protection des Données – (UE) n°2016/679,

– loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique,

– loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés (loi « Informatique et Libertés »).

   V.          Définitions

Utilisateur : désigne dans la présente politique, les salariés à temps plein et à temps partiel, les intérimaires, les stagiaires, le cas échéant les visiteurs ainsi que les prestataires ou sous-traitants et les consultants qui interviennent sur le site physique de l’organisme ou ont accès d’une manière ou d’une autre aux données de l’organisme.

Personne concernée : personne concernée par le traitement de ses données personnelles. utilisateur (site web), prospect, client, apprenant, fournisseur

Donnée à caractère personnel / ci-après dénommée « donnée » ou « donnée personnelle » : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une « personne physique identifiable » une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale (art 4.1 RGPD).

Traitement de données : Toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction (art 4.2 RGPD).

Responsable de traitement : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement (art 4.7 RGPD).

Co-Responsable de traitement : La notion de responsabilité conjointe ou de coresponsabilité de traitement est précisée par l’article 26 du RGPD, notion qui s’entend comme la situation où deux responsables du traitement ou plus déterminent conjointement les finalités et les moyens du traitement.

Sous-traitant (RGPD) : La personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

La finalité d’un traitement : objectif dudit traitement de donnée, c’est-à-dire la raison pour laquelle la donnée est collectée et traitée.

Les autres termes relatifs aux données personnelles mentionnés dans le présent document ont le sens défini par le Règlement Général sur la Protection des Données – Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

 VI.          Traitements de données à caractère personnel

L’AASIMH, dans le cadre de ses activités, est amenée à traiter des données personnelles des personnes concernées. Le cas échéant, les traitements de données sont réalisés pour des finalités spécifiques : chaque traitement de données mis en œuvre poursuit une finalité légitime, déterminée et explicite.

Pour chacun des traitements mis en œuvre, l’AASIMH s’engage à ne collecter et n’exploiter que des données adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

L’AASIMH veille à ce que les données soient, si nécessaire mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre l’effacement ou la rectification des données inexactes.

Enfin, l’AASIMH s’assure que les données ne soient pas conservées au-delà des durées nécessaires au regard des finalités respectives et au besoin des contrôles auxquels AASIMH peut être soumise.

Conformément à l’article 10.3 de la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027, l’AASIMH conserve les pièces justificatives permettant de déterminer les mesures de compensations pendant les durées règlementaires applicables (en référence à l’article 8 de la  Décision de la Commission Européenne du 20 décembre 2011 relative au SIEG – Services d’Intérêt Economique Général).

En aucun cas l’AASIMH ne vend à des tiers les données personnelles des personnes concernées.

L’AASIMH informe toutefois les personnes concernées que leurs données peuvent faire l’objet d’une communication aux tiers autorisés, autorités, instances, organismes et institutions se prévalant d’une disposition légale à cet effet. Par ailleurs, lorsque les traitements de données sont mis en œuvre conjointement avec l’Agefiph, le Fiphfp, France Travail et Cheops, les données des personnes concernées sont susceptibles d’être partagées avec ces organismes dans le cadre déterminé par la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027.

Principaux traitements de données personnelles mis en œuvre

L’AASIMH traite, en qualité de responsable de traitement, les données à caractère personnel relatives à son personnel, et à l’administration et gestion de ses activités ainsi que celles liées aux visiteurs de son site web institutionnel (https://www.aasimh.fr/).

Les traitements de données mis en œuvre sur le site web https://www.capemploi-02.com/ sont quant à eux gérés par CHEOPS.

L’AASIMH traite, en qualité de co-responsable de traitement avec France Travail, les données à caractère personnel relatives aux candidats à l’insertion vers l’emploi ou au maintien dans l’emploi.

L’AASIMH traite également des données personnelles relatives aux candidats à l’alternance en co-responsabilité avec l’IPSHO.

La gestion des financements liés est, quant à elle, réalisée en co-responsabilité avec l’AGEFIPH (Association de gestion du fonds pour l’insertion des personnes handicapées qui agit en faveur de l’inclusion des personnes handicapées dans l’emploi) – Le FIPHFP (Fonds pour l’insertion des personnes handicapées dans la Fonction publique qui est un organisme français créé par le décret nᵒ 2006-501 du 3 mai 2006.

Les indemnités des demandeurs d’emploi sont quant à elles gérées exclusivement par France Travail. L’AASIMH n’a pas accès à ces données financières.

Les principaux traitements de données mis en œuvre par l’AASIMH sont détaillés ci-après.

• Données relatives au personnel

Dans le cadre de l’exécution du contrat de travail, l’AASIMH traite des données à caractère personnel relatives à son personnel. Les informations au sujet de ces traitements sont communiquées aux salariés au travers de sa Charte de Confidentialité et d’usage des systèmes d’information (RGPD-DOC-03).

• Données relatives aux candidatures pour un emploi

Les candidats à un recrutement sont informés que les données qu’ils transmettent à l’AASIMH par courrier ou par email, feront l’objet d’un traitement éventuellement informatique pour étudier, analyser et sélectionner les candidats à un emploi proposé.

Les données collectées, outre les coordonnées du candidat et données liées à l’état civil, se limitent à ce qui servira à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé (qualification, expérience, etc.).

Les données liées aux recrutements sont collectées directement auprès des candidats et traitées par la Direction et éventuellement le futur responsable hiérarchique du candidat.

Ces traitements de données relatifs à la réception et la gestion de candidatures à une offre de travail sont fondés sur l’exécution de mesures précontractuelles.

Les candidatures qui ne sont pas retenues ne sont pas conservées. Elles sont supprimées à la fin du processus de recrutement.

Les données liées aux candidats au postes pourvus sont conservées au maximum 5 ans pour répondre aux délais de prescription de l’action en réparation du préjudice résultant d’une discrimination.

• Données relatives à l’exercice des droits relatifs aux données personnelles

La gestion et le suivi des demandes d’exercice de droits des personnes concernées, y compris la gestion de la preuve aux réponses apportées, font l’objet d’un traitement en partie sous-traité à un DPO externe (délégué à la protection des données).

Ces traitements de données sont fondés sur obligation légale à laquelle l’AASIMH est soumise (respect du RGPD et de la loi Informatique et Libertés modifiée).

Il s’agit des catégories de données suivantes, collectées directement auprès de la personne concernée :

• Données d’identification du demandeur, coordonnées, justificatif d’identité si nécessaire ;
• Objet de la demande, suites apportées.

Ces données sont conservées l’année civile de la demande, plus un an, sauf en ce qui concerne les justificatifs d’identité qui sont supprimés en fin d’année civile.

• Données relatives à la gestion administrative et comptable des activités de l’AASIMH

Afin d’assurer la gestion administrative et comptable de l’organisme, l’AASIMH traite les données de contact des prestataires, fournisseurs ou partenaires, données collectées directement auprès d’eux dans le cadre de la relation contractuelle ou précontractuelle.

Ces traitements de données reposent sur l’exécution du contrat de prestation, ou de partenariat, pour lequel AASIMH est partie. L’utilisation de ces données se limite au cadre de la relation contractuelle.

Ces données sont conservées tant que la relation est active puis pour une durée conforme aux délais de prescription des litiges ou des contrôles.

En tant qu’association, l’ASSIMH assure par ailleurs la gestion de ses registres légaux et des données relatives aux administrateurs. Ce traitement de données est fondé sur l’obligation légale. Ces données sont conservées pendant la durée d’activité de l’organisme.

• Données traitées dans le cadre de l’Insertion vers l’Emploi par les CRIP – Conseillers en Recrutement et Insertion Professionnelle

Dans le cadre de cette mission portée par l’AASIMH et mise en œuvre par Cap Emploi 02, les CRIP sont amenés à accompagner les candidats en situation de handicap et en recherche d’emploi inscrits à France Travail. Les données liées aux candidats sont issues du logiciel de France Travail (MAP). Les CRIP vérifie la recevabilité du demandeur d’emploi à bénéficier de l’accompagnement par le Cap Emploi 02 et identifie le besoin du demandeur.

Un diagnostic est établi conformément aux éléments à disposition dans le logiciel. Ce diagnostic permet de proposer au demandeur une orientation adaptée à son parcours : en général soit une reconversion, soit une insertion, soit une formation.

Les données collectées en complément de France Travail sont principalement :

• la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH), la nature du handicap (typologie) et les restrictions liées.

Ce traitement comporte les données sur le handicap énumérées par le décret n° 2022-1161 du 17 août 2022 relatif à la création d’un traitement de données à caractère personnel dénommé « Traitement des données de santé nécessaires à l’accompagnement adapté des demandeurs d’emploi en situation de handicap ».

• le diagnostic réalisé avec le demandeur, diagnostic qui est communiqué au demandeur sur son espace candidat France Travail.

Ce traitement de données s’inscrit dans le cadre de l’exécution de la mission d’intérêt public confiée aux Cap emplois.

L’AASIMH se limite aux traitements de données prévus dans le cadre de cette mission, tels que définis dans la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027 conclue notamment avec France Travail en sa qualité de co-responsable de traitement.

Les données sont traitées sur le logiciel de France Travail et sont accessibles par les Conseillers Travailleurs Handicapés de France Travail.

La Direction de l’AASIMH est également susceptible d’y avoir accès pour les besoins de contrôle de l’activité.

Les données d’identification sont susceptibles d’être communiquées :

• aux Chargés de Relations Employeurs de Cap Emploi 02 pour la recherche d’un employeur ;
• aux organismes de formation, par le biais du logiciel dédié (KAIROS), lorsqu’une formation est prescrite au demandeur ;
• aux organismes de financement, AGEFIPH et FIPHFP, via la plateforme de l’AGEFIPH, si le demandeur confie un mandat et un Relevé d’Identité Bancaire aux CRIP pour solliciter un financement pour une formation.

Les données des demandeurs restent actives sur le logiciel France Travail tant que le demandeur n’est pas radié ou désinscrit de France Travail.

Les données sont traitées et conservées par France Travail sur le logiciel MAP conformément à la Politique de Confidentialité propre à  France Travail (https://www.francetravail.fr/informations/informations-legales-et-conditions/protection-des-donnees-personnel.html), l’AASIMH n’en conserve pas de copie.

• Données traitées dans le cadre de l’Insertion vers l’Emploi par les CRE – Chargé de Relations Employeurs

Les CRE sont chargés des relations avec les employeurs.

A ce titre l’AASIMH met en relation les candidats demandeurs d’emploi identifiés par les CRIP avec les employeurs répertoriés dans le logiciel de France Travail dédié (DUNE).

Les données traitées concernant les candidats sont celles enregistrées par les CRIP dans le logiciel de France Travail (MAP). Les CRE sont susceptibles de mettre à jour ces données si nécessaire.  En complément les CRE traitent les critères de recherche d’emploi des candidats (métier, zone géographique, durée du travail, type de contrat etc.) et établissent des comptes-rendus d’entretien.

Les candidats sont invités sur le logiciel à consentir à la promotion de leur profil par Cap Emploi 02 auprès de l’ensemble des employeurs répertoriés dans le logiciel. S’ils n’y consentent pas, alors les CV des candidats ne sont communiqués qu’en réponse à une offre d’emploi émanant d’une entreprise.

Les candidats sont également invités sur le logiciel à consentir ou pas à la communication de leur situation de handicap aux employeurs potentiels.

En général, les CRE accompagnent les candidats sous forme d’ateliers sur une période de 3 à 4 mois, individuellement ou en groupe de 12 à 15 candidats. Les convocations envoyées par les CRE aux candidats sont obligatoires. En cas d’absence non prévue à une convocation, le candidat recevra un avertissement et sans réponse sous 10 jours il sera radié automatiquement de l’accompagnement proposé par les CRE de Cap Emploi 02 dans un délai d’un mois.

Dans le logiciel de France Travail (DUNE) répertoriant les employeurs potentiels les CRE traitent les coordonnées de contact des entreprises.

Ces traitements de données s’inscrivent dans le cadre de l’exécution de la mission d’intérêt public confiée aux Cap emplois.

L’AASIMH se limite aux traitements de données prévus dans le cadre de cette mission, tels que définis dans la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027 conclue notamment avec France Travail en sa qualité de co-responsable de traitement.

Les données sont traitées sur les logiciels de France Travail et sont accessibles par les Conseillers Travailleurs Handicapés de France Travail.

La Direction de l’AASIMH est également susceptible d’y avoir accès pour les besoins de contrôle de l’activité.

Les données relatives aux candidats (CV et critères de recherche d’emploi) sont susceptibles d’être communiquées :

• au vivier d’employeurs potentiels du logiciel France Travail (DUNE) ;
• aux employeurs ayant une offre d’emploi correspondant aux critères de recherche du candidat.

Les données des demandeurs restent actives sur le logiciel France Travail tant que le candidat n’est pas radié ou désinscrit de France Travail.

Les données sont traitées et conservées par France Travail sur le logiciel MAP conformément à la Politique de Confidentialité propre à  France Travail (https://www.francetravail.fr/informations/informations-legales-et-conditio/protection-des-donnees-personnel.html), l’AASIMH n’en conserve pas de copie.

• Données traitées dans le cadre de la gestion du Maintien dans l’Emploi

Les missions de Cap Emploi 02 au titre de l’accompagnement dans l’emploi ont pour objectifs d’informer, conseiller et accompagner les personnes en situation de handicap et les employeurs en vue d’un maintien dans l’emploi d’une personne en risque de perte d’emploi du fait de l’inadéquation entre la situation de travail et son état de santé ou de son handicap mais également dans les projets d’évolution ou de transition professionnelle des salariés, agents de la fonction publique ou travailleurs indépendants.

Les chargés de mission de Cap Emploi 02 traitent à ce titre les données liées au salarié concerné ainsi qu’à son employeur, éventuellement en lien avec la médecine du travail.

Suite à un signalement des services de santé, de l’employeur ou suite à une demande spontanée du salarié, les chargés de mission identifient les besoins des bénéficiaires et analysent de la recevabilité de l’accompagnement.

Une proposition d’intervention est ensuite soumise à l’accord de la personne concernée et de son employeur.

L’accompagnement consiste à établir un diagnostic et émettre des préconisations. Les données sont traitées dans le logiciel de l’AGEFIPH (Parcours H).

Un compte-rendu est envoyé aux parties concernées : salarié, employeur (sauf en cas de situation de télétravail), et médecin du travail le cas échéant.

Le diagnostic déclenche suivant les cas :

• soit un accompagnement par les chargés de mission de Cap Emploi 02 avec la demande notamment de devis à des fournisseurs. Dans ce cas, sur la base d’un mandat signé par l’employeur, la gestion des demandes de financement des aménagements de poste de travail est ensuite traitée via une fiche de liaison dans la plateforme dédiée de AGEFIPH /FIFPHFP (DIGITHALL).
• soit la clôture de l’accompagnement si les préconisations sont suffisantes pour résoudre la situation ;
• soit le transfert vers le conseiller en évolution professionnelles de Cap Emploi 02, en vue d’élaborer et mettre en œuvre un projet professionnel.

Les données traitées sont les coordonnées de contact et le relevé d’identité bancaire de l’employeur d’une part et les données d’identification, de vie professionnelle et la situation de handicap du salarié et les conséquences de restriction, y compris les pièces justificatives telles que la RQTH, la pièce d’identité et l’avis d’aptitude du médecin du travail le cas échéant.

Ces traitements de données s’inscrivent dans le cadre de l’exécution de la mission d’intérêt public confiée aux Cap emplois.

L’AASIMH se limite aux traitements de données prévus dans le cadre de cette mission, tels que définis dans la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027 conclue notamment avec l’AGEFIPH en sa qualité de co-responsable de traitement.

Les données sont traitées sur les logiciels de l’AGEFIPH. L’AGEFIPH et le FIPHFP font par ailleurs périodiquement des extractions statistiques en vue de contrôler l’atteinte des objectifs à réaliser.

La Direction de l’AASIMH est susceptible d’y avoir accès pour les besoins de contrôle de l’activité.

Les données des demandeurs restent actives sur le logiciel de l’AGEFIPH jusqu’à la clôture de l’accompagnement. Un suivi à 3 ou 6 mois peut être réalisé par les chargés de mission et action de veille un an après peut également être réalisée. L’accompagnement est ensuite considéré comme définitivement clôturé. Les données sont traitées et conservées par l’AGEFIPH sur le logiciel Parcours H conformément à la Politique de Confidentialité propre à l’AGEFIPH. L’AASIMH n’en conserve pas de copie.

• Données relatives au Conseil en évolution professionnelle (CEP)

Cap Emploi 02 est habilité en qualité d’opérateur du Conseil en Evolution Professionnelle tel que défini à l’article L.6111-6-1 du code du travail en vertu L.5311-4 du code du travail (1°bis). Cap Emploi 02 délivre le CEP en complément des autres opérateurs désignés par la loi, lorsque le handicap est un frein à l’évolution professionnelle.

Le rôle du CEP est d’analyser avec la personne concernée sa situation professionnelle (diagnostic) et, le cas échéant, élaborer, formaliser et mettre en œuvre une stratégie visant l’évolution professionnelle, le développement des compétences, la certification professionnelle, la mobilité interne ou externe, la reconversion, la transition professionnelle, le reprise ou création d’activité etc.

La personne concernée prend contact directement (formulaire de contact web ou email direct) ou est signalée comme susceptible d’avoir besoin d’un CEP par les services de santé ou par son employeur.

Le diagnostic établi par le CEP conduit donc à :

• soit l’accompagnement par conseiller en évolution professionnelles de Cap Emploi 02, en vue d’élaborer et mettre en œuvre un projet professionnel.
• soit un besoin en formation ;
• soit un bilan de compétences (BC).

Dans ces deux derniers cas le bénéficiaire est orienté, après accord signé de sa part vers les organismes appropriés externes ou internes pour le BC.

Un compte-rendu de proposition de projet est envoyé la personne concernée, et à la personne qui a signalé le cas échéant (l’employeur/ la médecine du travail/ services de santé au travail…).

Les données traitées sont les données d’identification, de vie professionnelle et la situation de handicap du salarié et les conséquences de restriction, telles que prévues par le logiciel de l’AGEFIPH (Parcours H). Les données sont traitées dans ce logiciel.

Ces traitements de données s’inscrivent dans le cadre de l’exécution de la mission d’intérêt public confiée aux Cap emplois.

L’AASIMH se limite aux traitements de données prévus dans le cadre de cette mission, tels que définis dans la convention pluriannuelle Cap emploi 2023-2027 conclue notamment avec l’AGEFIPH en sa qualité de co-responsable de traitement.

Les données d’identification et de qualification du handicap sont susceptibles d’être communiquées :

• aux organismes de formation : transition professionnelle / inclusion professionnelle/ / BC (bilan de compétences). A à l’exclusion des salariés de la fonction publique qui n’ont pas besoin de cette mise en relation car les formations sont gérées par leur tutelle.

L’AGEFIPH et le FIPHFP font périodiquement des extractions statistiques en vue de contrôler l’atteinte des objectifs à réaliser.

La Direction de l’AASIMH est susceptible d’y avoir accès pour les besoins de contrôle de l’activité.

Les données sont traitées et conservées par l’AGEFIPH sur le logiciel Parcours H conformément à la Politique de Confidentialité propre à l’AGEFIPH. L’AASIMH n’en conserve pas de copie.

• Données relatives à la réalisation de Bilans de compétences Adapté (BCA)

Le Cadre de l’activité est fixé par le code du travail et contrôlé par Qualiopi.

Les données traitées sont les données d’identification, de vie personnelle et professionnelle, la situation de handicap du salarié et les conséquences de restriction, telles que prévues par le contrat de réalisation du Bilan de compétences signé par la personne concernée.

L’accord de l’employeur est demandé si le BCA est réalisé sur le temps de travail.

Les données et l’analyse issue du BCA sont stockées sur cloud.

Le suivi des facturations est réalisé sur la Plateforme EDOF pour les actions éligibles au CPF, ou sur les plateformes des OPCO concernés.

Hormis les organismes de contrôle (notamment Qualiopi et la Caisse des dépôts), il n’y a aucun destinataire.

En fin de BCA, il est proposé au bénéficiaire d’être inscrit gratuitement sur le logiciel Parcoureo, logiciel d’information sur les métiers. Si le bénéficiaire accepte, son nom et prénom sont communiqués à Parcoureo pour inscription. Cet accès est automatiquement supprimé au bout d’un an.

Les données sont conservées par l’AASIMH jusqu’à la fin du bilan augmenté d’une période de 6 mois puis seuls les émargements, le document de synthèse et le contrat de réalisation signé sont mis en archive, les autres données sont supprimées. La durée de conservation en archivage est de l’année en cours augmenté de 3 ans.

Cette durée répond aux obligations de contrôle auxquelles l’AASIMH est soumise, notamment : CGU Caisse des Dépôts – Art 7-3 : l’organisme doit conserver tout document et pièce de nature à justifier de la réalité de la formation pendant quatre ans à compter de l’exécution de la formation et d’en assurer l’intégrité.

• Données relatives à l’Alternance

L’AASIMH assure le suivi renforcé et adapté des personnes en situation de handicap dans la mise en œuvre de contrats en alternance et tout au long du parcours d’alternance.

L’AASIMH sensibilise, par ailleurs, les entreprises à l’opportunité et l’intérêt de recruter en alternance, notamment lors de forums.

Le Cadre de l’activité est fixé par le commanditaire et responsable de traitement IPSHO. Cette activité est, en effet, menée par l’AASIMH, en qualité de sous-traitant, pour le compte de l’IPSHO, association qui donne les modalités de mise en œuvre du traitement.

Les données traitées relatives aux demandeurs d’emploi ou salariés candidats alternants en situation de handicap / possiblement mineurs (à partir de 15 ans) sont celles prévues par le CERFA n°10103 et sa notice, et le commanditaire IPSHO dans sa fiche de liaison.

Sont également traitées les coordonnées de contact des entreprises susceptibles de recevoir des alternants. Ainsi que les informations liées à l’employeur et l’organisme de formation telles que prévues par le CERFA.

Les données sont stockées sur le support mis à disposition par l’association IPSHO. Le point de contact pour le traitement des données personnelles est dpo@ipsho.org.

Le CV du candidat alternant est susceptible d’être communiqué aux employeurs potentiels.

Les données liées au contrat d’alternance sont susceptibles d’être communiquées à :

• L’Organisme de financement (signataire du contrat d’alternance);
• Tout tiers autorisé, notamment : la Direction Générale de l’Emploi et de la Formation Professionnelle (DGEFP); DRETTS
• les Organismes gérant les différents systèmes d’assurances sociales, d’assurances chômage, de retraite et de prévoyance, les organismes publics et administrations légalement habilités à recevoir les données des alternants et apprentis (arrêté du 18 mai 2012)

Un suivi est assuré post contrat (pendant 1 an) pour sécuriser le parcours professionnel, en vue d’une insertion professionnelle pérenne.

Les données sont donc conservées pendant toute la durée du contrat d’alternance augmentée d’un an.

A la fin de cette période elles sont archivées pour une durée de 10 ans, en cohérence avec les durées établies par la notice du CERFA n° 10103.

• Appuis spécifiques

L’AASIMH est susceptible de mettre en œuvre des actions spécifiques en faveur des personnes en situation en situation de handicap. La présente politique sera actualisée le cas échéant.

• Données relatives aux visiteurs du site internet

AASIMH met à disposition des tiers un site web. Les traitements de données relatifs à ce site web se limitent aux cookies de session et aux données collectées via le formulaire de contact.

Les visiteurs du site web sont informés qu’un ou plusieurs cookies sont susceptibles d’être déposés sur leurs équipements terminaux lors de leur visite sur le site internet de l’AASIMH.

Il s’agit uniquement de cookies fonctionnels de session qui expirent en fin de session.

Le détail des informations liées aux cookies est tenu à disposition des utilisateurs dans la section Cookies de la présente Politique.

AASIMH collecte, par ailleurs, les données relatives aux formulaires de contact de son site web.

Il s’agit des données d’identification et coordonnées qui permettront à AASIMH de répondre à la demande de contact. Ces données sont traitées par des moyens informatiques sécurisés et sont réservées à l’usage du personnel habilité.

Ces données de contact sont conservées pour une durée de trois ans maximum ; ensuite ces données sont supprimées.

VII.          Transfert de données hors UE

Les données à caractère personnel traitées par l’AASIMH ne sont pas transférées à des acteurs situés en dehors de l’Union européenne.

Si l’AASIMH est amenée à sous-traiter des données personnelles, l’AASIMH veille à ce que les sous-traitants soient basés dans l’Union européenne.

Si l’AASIMH était amenée à traiter des données en dehors de l’Union Européen, elle informerait les personnes concernées des garanties concernant ce traitement de données, et leur demanderait le cas échéant, leur consentement préalable.

VIII.          Mesures de Sécurité

AASIMH s’engage, conformément à la règlementation française et européenne en matière de protection des données, à prendre les mesures de sécurité d’ordre technique et organisationnel qui sont nécessaires pour protéger la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données qu’elle traite, compte tenu de l’état de la technologie, de la nature des données stockées et des risques auxquels celles-ci sont soumises.

Les principales mesures et règles de sécurité appliquées par AASIMH sont décrites ci-après.

Périmètre d’application des mesures de sécurité

Les mesures de sécurité s’appliquent à l’ensemble des systèmes d’information interconnectés par le réseau :

• les systèmes d’information (bureautique, traitement des données…), toutes applications, sites Web institutionnel (AASIMH.fr, messagerie …
• l’ensemble du matériel informatique destiné aux utilisateurs (ordinateurs fixes et portables, téléphones portables, moyens d’impression, visioconférence…).
• l’infrastructure systèmes et réseaux (serveurs, stockage).

Les mesures de sécurité englobent également l’hébergement physique (site, local, équipement de stockage…) des supports papiers tout au long de leur cycle de vie.

Concernant les systèmes d’information mis à disposition par les coresponsables de traitement et les Lieux Uniques d’Accompagnement, l’AASIMH n’est pas en mesure de paramétrer ses propres mesures de sécurité. L’AASIMH s’engage cependant à faire respecter par son personnel les règles de sécurité énoncées dans sa Charte de Confidentialité et d’usage des Systèmes d’Information (RGPD-DOC-03) et celles communiquées par le responsable de traitement le cas échéant.

Sécurité organisationnelle

• Obligation de confidentialité du personnel
• Assurance que le personnel connaisse les règles de sécurité à appliquer (physiques et logiques) : la Charte de Confidentialité et d’usage des systèmes d’information est expliquée et signée par chaque salarié

Sécurité physique des accès aux données

• Accès surveillé aux locaux
• Accès restreint aux données papier (sécurisation des dossiers actifs, sécurisation des archives)
• Sécurisation de l’accès aux équipements informatiques (mise en veille automatique)
• Sécurisation des serveurs
• Hébergement des données en UE
• Sécurisation de l’informatique mobile par chiffrement des données

Sécurité logique des accès aux données

• Mesures d’identification et authentification pour accès aux sessions Windows et accès renforcé pour le logiciel France Travail (double authentification)
• Suivi de la création et suppression des comptes utilisateurs (demande d’habilitation spécifique pour l’accès au logiciel France Travail)
• Gestion des privilèges sur tous les logiciels et sur le répertoire réseau
• Sécurisation des accès distants & réseaux sans fils
• Traçabilité des mouvements de données

Sécurité opérationnelle des données

• Système de sauvegarde et restauration
• Mesures de protection contre logiciels malveillants (antivirus)
• Mises à jour régulières (sur le périmètre du système géré par AASIMH)
• Sécurisation des flux (pare-feu)
• Sécurisation des transmissions de données (transmission via les plateformes sécurisées lorsqu’elles sont mises à disposition)
• Formatage des équipements en fin de vie

Sécurité Site web

• Sécurisation du site web (protocole TLS)
• Hébergement des données en UE

Conservation limitée et sécurisation de l’archivage

La limitation de conservation des informations répond aux exigences du RGPD en ce qui concerne les données à caractère personnel mais permet également de réduire le volume de données sur lequel portent les risques de sécurité. En ce sens elle est considérée comme une mesure de sécurité organisationnelle.

• Conservation des données pour une durée définie
• Archivage sur un support informatique distinct, idem pour les données papier
• Gestion de la confidentialité des suppressions (broyeur papier)

Gestion de la sous-traitance

Mesures de sécurité spécifiques concernant les prestataires intervenant sur les systèmes ou amenés à avoir accès aux données de l’organisme.

L’AASIMH veille à solliciter des engagements contractuels en matière de confidentialité et sécurité des données de la part de ses sous-traitants.

Identification des incidents

Si, malgré les mesures mises en place, AASIMH constate une violation des données des personnes concernées, AASIMH s’engage à prendre toutes les dispositions possibles pour limiter l’impact potentiel pour ces personnes. Conformément à la règlementation, lorsque les risques pour les droits et libertés des personnes sont élevés, AASIMH en informera, dans les meilleurs délais, la CNIL et le cas échéant les personnes concernées.

  IX.          Droits des personnes concernées

Conformément à la règlementation en matière de protection des données personnelles, en particulier le RGPD – Règlement (UE) 2016/679, les personnes concernées disposent de droits sur leurs données personnelles :

• Un droit d’accès : le droit d’obtenir la confirmation que les données personnelles font ou ne font pas l’objet d’un traitement, et d’en obtenir la communication ;
• Un droit de rectification : le droit d’obtenir la rectification de données personnelles inexactes, périmées ou de pouvoir compléter des données incomplètes ;
• Un droit d’effacement : le droit d’obtenir la suppression des données personnelles lorsque l’un des motifs ci-dessous s’applique.
• les données ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ;
• la personne retire le consentement préalablement donné ;
• la personne s’oppose au traitement de ses données lorsqu’il n’existe pas de motif légitime impérieux pour le traitement ;
• le traitement de données n’est pas conforme aux dispositions de la législation et de la règlementation applicable.
• Un droit à la limitation : le droit de demander le gel des données du traitement pour une période donnée ;
• Un droit d’opposition : le droit de s’opposer à tout moment pour des raisons tenant à votre situation particulière, au traitement de ses données personnelles, quand celui-ci est fondé sur notre intérêt légitime ;
• Un droit à la portabilité : le droit de recevoir, en vue de les stocker ou de les transmettre à un tiers, les données personnelles fournies, dans le cadre de l’exécution d’un contrat, sous un format ouvert et lisible par machine et qui font l’objet d’un traitement automatisé ;
• Un droit au retrait du consentement : lorsque le traitement des données est fondé sur le consentement, la personne peut exercer ce droit à tout moment sans avoir à en justifier la raison.

Modalités d’exercice des droits en matière de données personnelles

Pour exercer leurs droits ou pour adresser toute question sur le traitement de leurs données, les personnes concernées peuvent envoyer un email à : dpo@aasimh.fr ou envoyer leur demande par courrier : AASIMH- DPO -83 BOULEVARD JEAN BOUIN 02100 SAINT-QUENTIN

Les personnes estimant, après avoir contacté l’AASIMH, que leurs droits ne sont pas respectés, peuvent adresser une réclamation à la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

1. COOKIES

L’utilisateur est informé qu’un ou plusieurs cookies, pourront être déposés sur son équipement terminal lors de sa visite sur le site internet de l’AASIMH.

L’AASIMH souhaite donc informer l’utilisateur de ce qu’est un cookie, du type de cookies qu’elle utilise sur son site, et comment l’utilisateur peut les gérer en fonction de leurs finalités.

Lorsqu’il visite le site web de l’AASIMH, une bannière d’information indique à l’utilisateur l’existence de cookies. L’AASIMH utilise uniquement des cookies fonctionnels, ils sont toujours activés car nécessaires au fonctionnement du site web.

 Qu’est-ce qu’un cookie ?

Les cookies sont de petits fichiers, constitués d’une suite d’informations, que certaines plateformes, comme les sites web, peuvent installer sur les équipements des utilisateurs, via leur navigateur. Ils permettent notamment de stocker des préférences de navigation, de collecter des informations statistiques, de permettre certaines fonctionnalités techniques, etc. Les cookies sont parfois utilisés pour stocker des informations de base sur les habitudes de navigation de l’utilisateur ou de son appareil, voire pour le reconnaître notamment lorsqu’une authentification est requise.

Les cookies sont également utilisés pour gérer la session de l’utilisateur, par exemple pour adapter le contenu d’un site internet aux préférences des utilisateurs.

Quels types de cookies le site internet de AASIMH utilise-t-il et à quelles fins ?

• Cookies fonctionnels

Ces cookies sont nécessaires au fonctionnement du site web ; et légitimes pour la gestion des formulaires de contact.

L’utilisateur peut toutefois modifier la configuration de son navigateur de façon à rejeter les cookies.

• Boutons réseaux sociaux

L’utilisateur a la possibilité d’accéder aux pages Facebook et LinkedIn de l’AASIMH en cliquant sur les boutons en bas de page.

La collecte d’information par les boutons des réseaux sociaux est soumise aux politiques de confidentialité de ces tiers. L’utilisateur est invité à lire les politiques de ces réseaux sociaux pour connaître l’utilisation qui est faite des données personnelles les concernant.

Maîtrise des cookies par l’utilisateur

L’utilisateur peut à tout moment, en paramétrant son navigateur, activer ou désactiver l’utilisation de cookies. Par ailleurs, après chaque session, il peut éliminer les cookies stockés.

Chaque navigateur propose un paramétrage à l’utilisateur. Le nom de la rubrique pour y accéder peut varier mais en tapant « gestion des cookies » dans la barre de recherche de son navigateur l’utilisateur peut accéder aux informations nécessaires pour configurer les options de son navigateur : paramétrage des cookies (autoriser ou bloquer) et éventuellement suppression des cookies liés à aux précédentes navigations.

L’utilisateur peut également activer la « navigation privée », grâce à laquelle le navigateur cesse d’enregistrer l’historique de navigation, les mots de passe des sites web, les cookies et autres informations sur les sites visités. Pour plus d’informations, l’utilisateur est invité à consulter la rubrique « Aide » de son navigateur.

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Exercice des droits en matière de données personnelles

Conformément aux réglementations en vigueur en matière de protection des données, et notamment aux dispositions du règlement (UE) n°2016/679 et de la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relatives à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, l’utilisateur dispose d’un droit d’information, d’accès, de rectification, de limitation ou d’effacement des informations le concernant et peut s’opposer au traitement de ses données personnelles dans les conditions prévues par le RGPD.

Si l’utilisateur n’est pas satisfait du traitement de sa demande d’exercice de droits en matière de données personnelles, il lui est possible de déposer une réclamation auprès de la CNIL.